エクセル効率化2つのポイント(2/2)

データ入力形式の統一化

引き続き、エクセル効率化のための2つ目のポイントである、入力形式の統一化についてご説明しよう。

エクセルの利点はデータベース兼表計算ができることにあると思う。その利点を最大限利用するために、データ入力の際には次のポイントを気をつけよう

  1. 列の入力形式は統一する
  2. 名称、用語は統一する
  3. 空白はゼロを入力する
  4. 同じ項目のデータは1行で入力する(複数行にまたがない)

1.列の入力形式は統一する

  1. 文字列と数字の違い

    文字列と数値を合計したら基本的にエラーが出て計算できないので、合計する列や行については、数値のみを入力しよう。特に、エラー値(#N/Aや#VALUEなど)に別途IFError関数などでゼロ等にすることを忘れずに。
    また、ハマりやすい事目としては、同じ数字であっても数値と文字列はエクセル上取り扱いが違うので注意が必要である。セルに1111と合っても、合計できてなかったり、vlookupで検索値として使用できない。一見同じなので気づかずハマることがある。


  2. 例として、上の表を見てもらいたい、数字と文字列の123456は見分けがつかないが、Vlookup関数ではエラーとなっている。


    この対応としては、1を全部の値に掛けてみる。書式を変えてみるなどがある。ここで、0123のような文字列を数値にすると123とゼロが消えてしまうので更に注意である。
    また、気をつけたいのが日付の入力である。一見2017/12/14と見えても、先頭に「’」(シングルクオテーション)がついてるのといないのでは大違い、両者は別の種類、日付と文字列だ。これも、セルの数式を確認しなければならないため手間がかかる。
    なお、エクセル上日付は2017/12/14といった形(シリアル値)で持つのがベストだ。書式ー表示形式の変更により12/14にしたり2017/12にしたりと自由自在,
    時間系の関数も使える。

2.名称、用語は統一しよう

エクセル上、空白スペースのある無し、半角・全角は異なる値として扱われる。集計した際に、同じ内容なのに項目がダブって表示されてしまうので注意。また、ありがちなのは(株)全角カッコ、(株)半角カッコと株式会社などの表記ゆれである。チェックには、フィルターでソートを掛けてみよう結構ありますよ。

3,空白はゼロを入力しよう

これは、好みかも知れないが、ゼロと入力されていたほうが誤りで抜けているのか、ホントにゼロなのかわかりやすい。連続して数値が入っていると、次の列を計算する際にダブルクリックでオートフィルが可能など非常に便利である。ゼロが嫌な人は表示形式でゼロを”ー(バー)”として表示させてあげればよいだろう。

4.同じ項目のデータは1行で入力する(複数行にまたがない)

エクセルをデータベース的に扱うときは特に留意してほしい。1つの項目(キー)で複数行に渡るととたんに扱いづらくなる。流石にこの形式は見たことがないので、普通の人であればこのような資料を作らないはずである、作ってしまう人は1行にしましょう。

複数行だとピポット使えないじゃん!!!列合計を計算する場合、フラグを立てたり、sumif使ったり、最悪手でポチポチ合計したりしないといけないからね。

 

まとめ

このように、入力形式に気をつけていれば、その後の加工・集計の際にクレンジング作業が不要となり大変に効率的だ。ぜひ、入力作業の際にはデータの形式に気をつけてほしい。

また、前回お話したが、経理作業は決算期に集中する。決算期に主に行う集計・加工作業を改善・効率化するために、事前の作業にも注力すれば、通期での時間平準化が少しではあるかもしれないが進み、決算期での残業時間短縮等、経理部の方々の幸せに繋がる。

ぜひ、決算期前のエクセルの作業の見直しにも力を注いで貰いたい。もちろん、面倒くさい気持ちも凄くわかるので、業務として時間を確保して貰えるように部内で話をしてみてほしい。

 

前回、今回とエクセル効率化のためのポイントを取り上げ、エクセルの関数や機能についてのキーワードを書いてきたが、次回からは各論、この便利なキーとなる関数、機能をご紹介していこうと思う。

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