エクセル効率化の2つのポイント(1/2)

公認会計士が考えたエクセル作業効率化のためのポイントは、1.エクセル設計と2.データ入力方法の統一化にある。

作成前のエクセル設計

例えば本社や営業所のファイルを集計して全社合計を算出するといった作業が頻繁にある。ここで、営業所ごとにフォーマットが違ったらどうなるだろうか。集計する人は、マジで辛いです、不毛です、帰るのが遅くなるのでかんべんしてくだ・・・。おっと、私の心の声が漏れてしまいました。

そんなことがないように、次の3点を守りましょう。

  1. フォーマットを作成して、フォーマットどおりに入力する
  2. フォーマットは項目のみならず入力のセル位置、入力形式も定める
  3. . フォーマットは勝手に変更しない

メリット

  1. 集計作業が大幅に効率化する
  2. チェック作業も大幅に効率化する
  3. わかりやすく間違えが起こりづらい 他の人に作業をお願いする際も説明し易い

デメリット

  1. 設計に業務知識が必要で、必要情報の網羅性を考える必要がある
  2. 新たな事象が発生した場合、既存エクセルを修正するか問題になる
  3. シートでの融通が効かず、臨機応変さにかける

メリットの説明

  1. 集計作業の効率化

    フォーマットが揃っていれば、串刺し計算、シート名の置換、Vlookupだろうがなんのその、シートを跨いでだろうが、シートに集計して加工しようが超簡単。index関数を使ってもいい。とれる選択肢が多く、状況にあった計算方法を選択しやすい。
    逆に、フォーマットが違った場合、よくてVlookupで集計シートを作成する、最悪は1つづつセルを変更していなくてはならない。

  2. チェック作業の効率化

    シートをまたいだ集計であっても、セル変化には規則性がありチェックが非常に楽。例えば、C1セルの計算式がSheet2!C1+Sheet3!C1となっているのと、Sheet2!C1+Sheet3!E3となっていた場合の違いを考えてみてほしい。
    計算式のシートを見ただけでは合っているか、間違っているかわからず、Sheet3にジャンプして確かめなければならない。当然間違いも起こりやすい。
     
     
     
    余談だが、人の作ったエクセルをチェックする作業、特に、フォーマットの統一が行われていないシートをチェックするほどの苦痛はない。計算式の意味を理解した上で、セル位置も該当シート・箇所に飛んで確認するのはホントに骨が折れます。

  3. 間違えが起こりづらく、他の人にお願いの際も説明が容易

    メリット1,2からお分かりのとおりだと思う、特に過酷な環境では間違いが起こりづらくしておく、作業の分担をしやすくしておくことは重要。時間がないから、フォーマットを変えず凌ぐが、ミスが生じて時間がかかる、またチェックにも時間がかかってしまう負の連鎖は避けたい。

デメリット

  1. 情報の必要性、網羅性・効率性のバランス考慮の必要がある

    そのシートを何に使い、何が必要で、どこまで知ることができたら十分であるか、設計(想定)の手間・シート作成の難易度と、後日必要な情報が判明した際の手間を考え、バランスを取ることが重要。
     
     

    業務知識に加え情報の利用者、作成者、入力者とのコミュニケーションが必要で、時にはその情報本当にいるんですか?別に見たほうが早くないですか?と言った提案も必要になる。

    特に、シミュレーション要素が入ってくると、後者の設計、シート作成難易度が高まってくるので注意が必要だ。(偉い人は簡単に「シミュレーションお願い、明日の朝までにね〜」とか言わないように、それなりの手間がかかります。)

  2. 想定外の事項が発生した場合、既存エクセルを修正するか判断する必要がある

    設計時に想定しない事項が発生・判明した場合にはどうしようもない。これからの集計の手間と、出来上がっているシートを手直しする時間を比較し対応を決めよう。

  3. . シートでの融通が効かず、臨機応変さにかける

    (本音)フォーマットを直すの面倒、ついそのシートだけで対応したくなっちゃう。しょうがないよね、にんげんだもの。

結論

結論としては、力技でグリグリするのが好きなタイプか、考える作業が好きなタイプか、作業前に力を入れるか、作業に入れるのか、好きな方を選んでねということだろう。私の場合は、力技のめんどくささは嫌いなので考える作業を優先してやるタイプです。チェックするのも楽だし、ミスもしづらい。

経理実務の場合は、時期的なタイミングも考慮すれば、決算作業の前に考え、過去のシートを手直し、根回しをしておいて、決算は効率化した集計、加工作業をするってのが最適解といえるだろう。

皆さん、3月前に決算の効率化にはどうやったらいいか考えておきましょう。働きすぎであなたの健康を害さないためにも。

 

続く

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